Как наладить контакты с арендаторами: проверенные факты сотрудничества арендаторов и торговых комплексов

   На сегодняшней день ситуации замены арендаторов в ТЦ встречаются довольно часто. Поэтому понимание обычных требований к техническому обустройству торговых зон – гарантия нормального функционирования комплекса.
Какие-либо изменения в составе арендаторов в функционирующем торговом комплексе должны совпадать и со стратегией объекта, и с требованиями нормативно-технической документации центра.

При условии формулировки и действия строгих требований к функционированию комплекса никаких специфических условий к технической модификации торговых зон не нужно устанавливать. Но на деле такую документацию зачастую не составляют, или ее не соблюдают.
Потому в настоящее время правильно разработанная ротация – заинтересованность в настройке и координировании деятельности всех сторон: арендаторов (существующих и потенциальных), руководства торгового комплекса и отдела с технических вопросов (или привлеченной со стороны компании), отделов безопасности и клининга.

                                                Моя хата с краю, я ничего не знаю
Освобождение территорий при аннулировании арендного договора в торговом комплексе – это первый этап проведения ротации. В этом принимают все подразделения центра. После того, как решаются вопросы финансового характера, определяются сроки и требования освобождения территорий, нужно составить план-график освобождения территории. Наилучшим вариантом есть вариант, когда покидающий арендатор возвращает торговую площадку в предыдущее состояние. Это позволяет легко найти новых арендаторов, которые обустраивает помещение согласно собственным архитектурным, дизайнерским и стилистическим предпочтениям. Хотя в отдельных обстоятельствах, в частности на маленьких территориях, рациональнее сохранить сделанные цельные усовершенствования (покрытие пола, усовершенствование стен, потолка, электропроводки и другие технические моменты).

   3-0

Но бывают случаи, когда арендатор демонтирует оборудование без координирования с руководством торгового комплекса. Это может вызвать отрицательные результаты. К примеру, такое приключилось в большом красноярском торговом комплексе, когда при демонтаже подвесного потолка рабочие нарушили сплинкер системы водяного пожаротушения. В итоге сработала пожарная сигнализация и в торговом комплексе были затоплены соседние торговые зоны, и их товар был испорчен. Такой ситуации можно бы было миновать, ежели бы поставили в известность управляющую компанию и она организовала использование этого водопровода во избежание затопления.

   В обязанности технической службы непременно должен быть включен контроль работы арендаторов, которые освобождают территорию. Так, служба проводит контроль согласования размеров робот по демонтажу, фиксации показателей использования электричества, воды, тепла и др. Этот отдел производит процедуры по уборке пыли, защите (установка баннера по защите и декорации на витражной группе, барьерные средства по уборке пыли и др.), выключать коммуникации (поставки электроэнергии, воды, канализации, дренаж системы водяного пожаротушения и автоматической пожарной сигнализации, за надобности осуществление определенных работ на них, а также системы контроля управления доступом и др.). В дополнение техническая служба проверяет следование требованиям пожарной безопасности во время осуществления огневых работ (если нужно), работ по демонтажу и их согласование с утверждённым планом (по объемах, сроках исполнения шумовых работ). Кроме того, контролируется вывозка стройматериалов и отходов. Факт исполнения таких операций подтверждается Актом приема-передачи.
Если техническая служба или управляющая компания не осуществляют контроль, то риск возникновения утрат для торгового комплекса растет. Это включает, как материальный ущерб, так и негативное влияние на имидж ТЦ. К наиболее отрицательным результатам следует отнести: неоплата за использованные ресурсы, нанесение вреда инженерным системам и третьим лицам (порча системы водоснабжения, электроснабжения, вызывание пожаров и др.). Другие проблемы, которые могут возникать, включают: плохая шумоизоляция и проникновение пыли в места общественного пользования, кража чужого имущества, неисправность дверных проемов и технических коридоров, мусор, оставленный на территории центра.

Для понимания имиджевых проблем вспомним ситуацию в киевском ТРЦ, когда было сдано помещение магазину по продаже джинсов и не изучен дизайн и  архитектурная концепция объекта. В результате был открыт магазин в стиле «кантри» и с дешевой товарной группой. В целом этот магазин не вписывался в торговый ряд и не отвечал концепции торгового центра.
Другим интересным примером является ситуация в другом региональном центре, когда в процессе разработки проекта нового магазина не было учтено деформацию швов в покрытии на полу. В результате этого уже через месяц плитка была повреждена, отошла от пола. Поэтому необходимо было повторно проводить работы по кладке плитки на пол, что повлекло дополнительные расходы.

                                                           Кто со мной, а кто против?

    При появлении нового арендатора, который соответствует стратегии торгового центра, также необходимо привлечь техническую службу или руководство компании. Этап брокериджа предусматривает показ технической службой помещения потенциальным арендаторам вместе с коммерческим отделом, а также следует определить технические возможности для изменения мощностей и выдать технические требования. После этого происходит подготовка технической документации по проектированию, планированию, проверяется соответствие проекта требованиям нормативно-технической документации (СНИПы, ГОСТы и др.), условиям внутренней концепции и технической службы. А дальше происходит обработка замечаний и согласования всех пунктов проекта новой торговой зоны.
Следующим этапом является составление плана-графика осуществления работ. Он включает следующие пункты: сроки, объем и режим работы, график привоза материалов, техники.
Технической службой или управляющей компанией осуществляется контролирование процедур по соблюдению техники безопасности (утверждение списка лиц, ответственных за выполнение работ, по пожарной безопасности, создания приспособлений для пыле- и шумоизоляции и др.), организуется снабжение электроэнергии на временных условиях, ведется учет использования ресурсов в процессе выполнения работ.
Кроме этого, техническая служба должна выполнять отсоединение и подсоединение инженерных систем, участвовать в осуществлении их запуска, проверке и приемке в эксплуатацию, интегрирование в структуру торгового комплекса. Это подразделение ТЦ осуществляет контроль за осуществлением работ и установкой оборудования, а также занимается приемом в эксплуатацию торговых помещений после выполнения всех предусмотренных работ. И в завершение нужно осуществлять разграничение балансовой принадлежности и ответственности по эксплуатации.
Названные выше процедуры следует обязательно предусмотреть правилам торгового центра. Если ТЦ не разработает такие внутренние документы, или не будет осуществлять необходимого контроля, а также не будет привлекать команды профессионалов и других узкоспециализированных работников, это негативно может отразиться как для центра, так и для основателя. Отсутствие профессиональных навыков у руководства комплекса и поспешность при сдаче в аренду торговых зон – это также факторы негативного влияния на функционирование ТЦ.
Например, в торговом комплексе в Харькове негативные последствия имела ситуация, когда с целью быстрой наживы было сдано свободное помещение и без согласования с техническим отделом были проведены ремонтные работы в нем. После этого было обнаружено двухэтажный лабиринт из дерева без соблюдения каких-либо требований пожарной безопасности. В результате служба пожарного надзора вручила распоряжение о закрытии торгового центра, пока нарушения не будут устранены. А арендатор, в свою очередь, также выставил претензии к центру о возвращении затраченных средств, поскольку разрешение на выполнение ремонтных работ у него было. Решение этого вопроса продолжалось полгода, и, соответственно, арендные платежи в течении этого не осуществлялись. Поэтому во избежание таких ситуаций руководству ТЦ следует привлекать техническую службу еще на стадии договоренностей.
Важным вопросом при изменении арендаторов в ТЦ является также привлечение подразделений по вопросам безопасности и клининга в пределах их полномочий. Поскольку во время такого сотрудничества возникает достаточное количество вопросов, которые необходимо решать для обеспечения нормального функционирования центра и лучших условий для арендаторов. Иначе у арендодателя могут возникнуть проблемы с соблюдением требований безопасности в постройке и обеспечением постоянной уборки помещений, которые были снова сданы в аренду, на необходимом уровне. К тому же арендодатель создаст некомфортные условия для постоянных клиентов через грязь и пыль от ремонтных работ на территории центра.
Например, такая ситуация сложилась в Одессе, когда арендатором была изменена мощность системы холодоснабжения после замены доводчиков. Владельцем не было привлечено технической службы, поскольку он понадеялся на свои силы. Как следствие, установка была проведена неправильно и, соответственно, система не работала. Исправление этой ситуации произошло с помощью профессиональных специалистов и конечно дополнительных расходов на оплату их услуг.

5774889e8936d6e6

Таких примеров есть достаточное количество: от простейших (не представительский вид витрин с использованием устаревшего баннера, отсутствие пыле- и шумоизоляции) до самых сложных (перегрузка помещения тяжелым оборудованием, аварийные ситуации в инженерных системах, пожарные ситуации, уничтожения несущих стен и завал постройки). Поэтому можно утверждать об необходимости сотрудничества руководства торгового центра с арендаторами – теми, что покидают помещение, и новыми. Это поможет не понести дополнительных расходов и поддержать ТЦ в нормальном рабочем состоянии.