Уход арендатора с бизнес-центра. Какие действия достаются управляющему и администрации объекта при переезде? Остаться в положении «наблюдатель» или динамично содействовать этапам процесса? Грозит ли уход арендатора чем-либо БЦ и его оставшимся Арендаторам?

В сложившейся ситуации администрация объекта обязана решить следующие значимые пункты:

  • Контроль выполнения сроков переезда.
  • Создание всех условий для сохранения собственности БЦ.
  • Гарантирование соблюдения интересов каждого оставшегося арендатора: устранить всевозможные препятствий их деятельности, создание комфортных и безопасных условий нахождения в БЦ.

Что значимого в вышеперечисленных задачах?

Сохранение собственности БЦ

3846

В процессе переезда работники Арендатора будут переносить мебель и тяжелую мебель, что, вероятно, может нанести повреждения помещению, к примеру, стеклянным колоннам, зеркальным стенам в лифтах, дверным проемам, полам, деталям дизайна. Обычно, чтобы предотвратить такие повреждения, просто в Договоре составляется отдельный пункт, в котором описывают соответствующие штрафы и компенсации. Немногие знают о еще одной опции: выезжая с БЦ, Арендатор может положить ответственность за это на подрядчика, что занимается процессом переезда. Чтобы это осуществить, Арендатору нужно учесть пункт, описывающий ответственность перевозчика за повреждения, что могут быть нанесены собственности третьего лица. Какая в этом выгода управляющему? В первую очередь, уменьшатся риски нанесения ущерба собственности благодаря высокой осторожности перевозчика. А также в случае нанесенного ущерба, процесс решения вопроса решится проще и быстрее. Почему? Потому что перевозчики зачастую имеют опыт в данной сфере, а еще он, скорее всего, будет рассчитывать на еще не одну работу в Вашем БЦ, чего точно не будет при обсуждении возникшей проблемы с бывшим арендатором. Естественно, что компания перевозчика должна иметь благонадежную репутацию.

 

Если говорить о вероятности пропажи элементов интерьера, то лучшим решением задачи станет человек, представляющий БЦ, что будет наблюдать за выездом Арендатора. Идеальный вариант – видеонаблюдение и сотрудник, который будет заниматься наблюдением за действиями перевозчика.

 

Оставшиеся Арендаторы

Лояльность по отношению к Арендаторам, что пребывают на территориях бизнес-центра – гарантия успешного продления периода аренды помещения. Процесс переезда всего одной компании способен повысить вероятность нарушения интересов других. К примеру, выезжая Арендатор может затруднять работу шумом или «очередью» у лифта. Для собственника здания, это совсем неположительные моменты, более того могут появиться жалобы. Как правило, Договор аренды содержит инструкции по использованию арендованных помещений, в которых описаны:

  • Уровне шума, что допускается;
  • Время и возможность эксплуатации пассажирского и грузового лифта;
  • Возможность нахождения грузовых авто на общих парковках.

К несчастью, не гарантии того, что наличие подобных правил обеспечит их придерживание. Представитель бизнес-центра перед выездом должен удостовериться, что бывший Арендатор не забыл о данных инструкциях и сформирует определенное расписание для уноса габаритной собственности и осуществления громкого проведения работ, учитывая при этом установленные правила. На практике не раз доказано, что лучше опередить конфликт, чем решить его.

Я рекомендую узнать лица компании, которые являются ответственными за процесс освобождения помещения с целью регулировки конфликтов сразу при их возникновении.

Чтобы контролировать безопасность помещений, охранная служба должна потребовать список лиц и техники компании перевозчика, что будут задействованы в процессе. Заранее напоминайте об этом арендатору, чтобы избежать траты времени на получение возможности войти в БЦ непосредственно в назначенное время переезда, и все следовали запланированному расписанию.

Сроки выезда из БЦ

Чтобы быть уверенным в предотвращении вероятных рисков, всегда необходимо контролировать ремонты, переезды, доставку крупных элементов и т.д. на территории бизнес-центра. К примеру, бывший Арендатор пообещал выехать с помещения к какому-то конкретному дню, но не вложился в срок, а его соседи запланировали на следующий день получить строительные материалы. Возникает проблема – процессы наложились и мешают друг другу: лифты и коридоры перегружены, окончательные сроки еще больше сдвигаются. Данную ситуацию штрафные санкции решить не способны. Вместо того, чтобы надеяться на добросовестность арендатора, принимайте активное участие в регулировании процессов передвижения.

2a6fa4b1e94a0cdcfe102249dfe8ff79

Напоминайте сторонам, что для их же комфортного переезда необходимо следовать поэтапному составленному расписанию. То же самое относится и к ремонтам, получениям различных грузов и т.д. особенно внимательно обращайте на ситуации, связанные с активным использованием лифтов, лестниц, парковок и так далее. Выполнение таких простых рекомендаций помогает предотвратить конфликты сторон.

Более того, лично удостоверьтесь в том, что Арендатор не имеет никаких долгов перед переездом, включая коммунальные платежи и т.д. Не стесняйтесь напоминать им о том, что их нужно погасить до переезда для предотвращения конфликтов.

Удачным решением при контроле распорядка и процесса выезда является наследование положительного опыта определенных сегодняшних управляющих предприятий. Компаниями выбираются благонадежные проверенные временем партнеры в сфере логистики, после чего рекомендуются арендаторам до сотрудничества. В чем плюс такого подхода? Сервисные компании, что регулярно сотрудничают с БЦ, хорошо ознакомлены со всеми условиями, подводными камнями переезда, потребностями административной и выезжающей сторон. В итоге Вы получаете налаженные долговременные взаимоотношения между представителями сторон, все этапы переезда протекают мягче и стремительней.

С уважением,

Дмитрий Грильберг