Согласно результатов многочисленных опросов офисных тружеников, на одном из первых мест среди основных организационных проблем оказался недостаток «переговорок». Причем эта проблема одинаково актуальна как для крупных компаний, так и для небольших офисов. Каков может быть выход из этой ситуации, особенно в условиях невозможности переезда? Есть три варианта выхода из ситуации: креативность, организация «гибких» пространств и оптимизация планирования.

Типы переговорных комнат

Есть три основные условные группы офисных комнат для совещаний:

  1. Корпоративная (бэк-офис). Предназначена для совещаний внутри компании. Такой формат позволяет использовать достаточно демократическую организацию пространства, которое может служить также комнатой для отдыха офисных работников.
  2. Общая (фронт-офис). Здесь могут проходить как переговоры с клиентами, так и рабочие совещания.
  3. Закрытая. Как правило, такое пространство совмещается с кабинетом руководителя. В данном случае вполне уместны небольшие размеры, поскольку речь идет о совещаниях с узким кругом персон.

Кроме того, в офисе могут быть совсем небольшие изолированные зоны, предназначенные для приватного общения нескольких человек. Но, разумеется, проводить полноценные презентации, тем более с мультимедийным оборудованием, в таких комнатах невозможно.

Особенности планирования

Идеальная ситуация для самостоятельного планирования офисного пространства – это выбор нового офисного помещения. Однако крайне редко компания имеет возможность содержать офис «с запасом» по площади и количеству дополнительных комнат. А ведь со временем штат вырастит, а соответственно возникнет дефицит комнат для переговоров.

Кроме того, подобная «экономия» может весьма негативно влиять на работу офиса: для поиска свободного помещения, во-первых, уходит лишнее время, а во-вторых, сама по себе ситуация в глазах клиента будет выглядеть весьма непрезентабельно. Страдает также и общая результативность работы.

По мнению проектировщиков, доля «тихих» помещений в open-space должна составлять около 10-15%. И для того, чтоб обеспечить необходимый запас на будущее, нужно закладывать именно такую пропорцию еще на этапе отделки.

Использование гибких решений

Одним из наиболее разумных решений является проектирование нескольких компактных переговорных комнат, которые разделены между собой мобильными перегородками. Такое решение даст возможность, когда будет такая необходимость, объединить эти зоны в один кабинет.

Для организации таких небольших комнат можно использовать звукопоглощающие материалы. Они не нарушат общий интерьер open-space пространства и будут хорошим решением для проведения недлительных переговоров. Кроме того, здесь можно организовать рабочее пространство для работы в тишине.

Проектирование многофункциональных пространств является одним из наиболее разумных решений для офисов. Скажем, если для организации лаунж-зоны использовать трансформируемую мебель, можно обеспечить офис достаточным количеством переговорных комнат.

Креативные решения

Для некоторой оптимизации использования переговорных комнат весьма полезны такие инструменты, как электронное бронирование и ведение журнала выдачи ключей. Но на практике невозможно предсказать точное время переговоров – зачастую они затягиваются. Поэтому существует ряд креативных решений:

  • Временной лимит бронирования комнаты. Например, максимум 45 минут.
  • Участие в переговорах фасилитатора. Это сотрудник, задачей которого является обеспечение повестки и регламента переговорного процесса.
  • Минимализм в интерьере. Когда ничего не отвлекает от сути встречи, переговоры, как правило, проходят и быстрее, и результативнее.
  • Как ни странно: отказ от удобных мягких кресел в пользу более жестких офисных стульев. Недостаток комфорта способствует ускорению переговоров.
  • И совсем уж креативный ход – полный отказ от стульев. В подобной обстановке вряд ли у кого получится затянуть совещание.

Все и сразу или компромисс?

Основным фактором, влияющим на оформление комнаты для переговоров, является ее назначение. Например, общая или корпоративная комната будут значительно отличатся от приватной зоны для переговоров, которая используется руководителем компании. Однако вне зависимости от этого, как правило, присутствуют – столы, стулья, шкафы для документов и одежды, иногда предусмотрено наличие барной стойки, игрушек и т.д.

Что же касается оборудования, то обязательно должны быть:

  • Телефон.
  • Проектор с экраном либо компьютер с мониторами
  • Маркерная доска.
  • Доступ к Wi-Fi.
  • МФУ.

Если речь идет о мастер-классах, семинарах, презентациях, то такой набор обязателен. Когда же переговоры предусматривают участие не более 2-3 человек, то чаще всего оборудование ограничивается маркерной доской и ноутбуком. Главное – следовать здравому смыслу и соблюдать компромисс между техническими возможностями компании и желаниями.

С уважением,

Дмитрий Грильберг