Природа бизнеса такова, что после создания он не может стоять на месте, вне зависимости от степени успешности. Бизнес должен искать новые пути развития, а основная цель этого движения состоит в увеличении дохода. И в большинстве случаев это предполагает увеличение рабочих мест.

Еще на этапе создания бизнеса встает вопрос поиска коммерческой недвижимости, а именно помещений, которые планируется использовать под офис компании. И необходимо самостоятельно определять параметры (площадь, планировка) требуемого помещения.

Но может наступить момент, когда ранее приобретенное или арендуемое помещение не соответствует потребностям компании. В случае аренды можно обратиться к собственнику, с которым можно было бы договориться о расширении арендуемой площади. Представим, что итог общения с собственником неудовлетворительный. И тогда приходится искать новое помещение. В зависимости от стратегии развития бизнеса, задача заключается в открытии новых филиалов или в поиске офиса, который будет иметь большую площадь либо иную планировку.

Покупка помещения под офис делает вас его собственником, что дает возможность самостоятельно менять планировку.

При наличии значительных площадей можно организовать изолированные комнаты для тех сотрудников, работа которых предполагает тишину и повышенную концентрацию внимания. В этом случае могут быть использованы перегородки, различные звукоизолирующие материалы. Подобным же образом можно спроектировать архив, склад и т.д. Аренда же дает значительно меньше возможностей для маневра в контексте организации пространства.

Впрочем, причина смены офисного помещения может заключаться в банальной необходимости сменить дислокацию, например, на более престижный район, либо на место с лучшей транспортной развязкой, с более плотным потомок клиентов и т.д. Но как бы то ни было, нужно будет проводить тщательный мониторинг рынка недвижимости, внимательно изучая в том числе и соответствующие новости. Сейчас для этого есть масса возможностей – интернет, множество сайтов агентств недвижимости, досок объявлений и новостных порталов.

Систематизация информации

Рассматривая потенциальные варианты, в первую очередь необходимо обращать внимание на следующие параметры: расположение офиса, его стоимость, особенно в соотношении с прочими предложениями. Важно учитывать планируемый доход компании и соответствующий бюджет, который планируется выделить для аренды либо приобретения помещения. При этом крайне желательно, чтоб смена офиса не сказалась негативно на результативности работы компании. Иногда более разумным станет выбор менее престижного помещения, которое будет характеризоваться меньшей стоимостью, что даст возможность направить больше средств на рекламу либо на улучшение качества продукции компании. И, конечно, обязательно проводить глубокий анализ потребностей компании. В этом контексте наиболее важными будут следующие факторы:

Место расположения офиса.

Безусловно, офис, который расположен в центре населенного пункта, дает больше возможностей. В центре, как правило, хорошая транспортная развязка и более плотный трафик потенциальных клиентов. В такой офис проще доехать как руководству компании и ее сотрудникам, так и клиентам, а также партнерам. Минус один – повышенная стоимость. Если компания имеет широкую специализацию либо для ее развития важен постоянный рост клиентов и партнеров, то имеет смысл подумать о приобретении офиса в центре.

Площадь и планировка помещения.

Большой штат требует помещения, которое имеет соответствующее количество служебных и подсобных комнат. При этом всегда нужно планировать, кроме рабочих мест, также количество и размер необходимой мебели. Подходы при планировке могут значительно отличаться. От классического офиса с отдельными кабинетами до модной ныне концепции open-space, которая, как принято считать, способствует сплочению коллектива. Впрочем, следует принять во внимание, что не для каждого сотрудника подобная атмосфера является оптимальной – порой шумное открытое офисное пространство не позволяет достичь нужного уровня концентрации и соответственно выполнять работу с достаточной результативностью.

Оборудование и коммуникации.                                                                                                                      

Эффективная работа офиса невозможна без технического обеспечения на должном уровне: служебные комнаты и телефонные линии в необходимом количестве, интернет-канал с достаточной пропускной способностью. Плюс к тому бесперебойно функционирующие электро-, вентиляционные и пожарные системы, система безопасности и пр.

Уровень комфорта.

Одним из важных условий достижения требуемой результативности, а также сохранения в коллективе позитивной атмосферы является обеспечение комфортных условий работы. Все сотрудники должны иметь доступ к личному пространству и отельному рабочему месту. Кроме того, советуется также спроектировать комнаты для отдыха и приема пищи. Важно также обеспечить возле здания, в котором расположен офис, паркоместа в необходимом количестве.

Конкуренты поблизости.

В общем случае конкуренция способствует более эффективному развитию бизнеса. Однако на практике далеко не все конкуренты будут применять честные методы. Скажем, могут быть попытки переманить ваших клиентов с использованием различных, иногда весьма сомнительных, методов. Одновременно с тем, сам по себе факт близости конкурирующих фирм будет вносить определенную сумятицу в головы ваших клиентов, которые начнут задаваться вопросом поиска более выгодного варианта. В результате работа с такими клиентами станет характеризоваться повышенной трудоемкостью.

Принятие решения о покупке либо аренде коммерческой недвижимости сегодня является одним из важных моментов в развитии компании, поэтому этот вопрос обсуждается с участием руководящего состава. На совещании необходимо проанализировать самые разные сценарии, обсудить положительные и отрицательные стороны каждого варианта. Необходимо сформировать и презентовать руководству все расчеты и пожелания, выслушать встречные предложения, при необходимости внести правки. Также нужно обсудить возможность привлечения агентств недвижимости.

Прежде чем работать с каким-либо агентством, необходимо детально изучить информацию о нем. Как минимум, ознакомиться с отзывами, также навести справки среди друзей и знакомых. После того, как будет принято решение касательно выбора посредника, необходимо максимально подробно поставить задачу агентству о том, какая именно недвижимость и для каких целей необходима. Конечно, нужно будет и лично ездить на просмотры заинтересовавших объектов. Обращая особое внимание при этом на то, в каком состоянии находится помещение, потребуется ли делать ремонт и т.д.

Кроме того, важно навести справки у агентства о предыдущих арендаторах. Особенно относительно рода их деятельности и отзывов о них. Если речь идет о сомнительном бизнесе или, тем более, о мошенниках, нужно серьезно подумать, стоит ли арендовать или покупать помещение, обладающее негативной репутацией. После того, как будет составлен короткий список наиболее интересных объектов, которые при этом должны в полной мере соответствовать вашим требованиям, следующим шагом будет запрос коммерческого предложения собственникам этих объектов. После того, как будут получены конкретные цифры, можно провести более подробный финансовый анализ.

Переговоры и заключение договора

После проведенной работы наступает этап переговоров. В этот момент не обязательно делать окончательный выбор, можно работать одновременно по нескольким объектам, поскольку в процессе переговоров уточняются множество важных параметров потенциальной сделки. А именно: требуется ли вносить залог, обязательно ли делать страховой депозит и т.д. Кроме того, в процессе переговоров собственники недвижимости могут идти на те или иные уступки, что также может повлиять на выбор.

Выяснив эти детали, вы будете обладать достаточной информацией для того, чтоб принимать окончательное решение. Но прежде необходимо собрать совещание, на котором совместно с руководством выработать план расходов на аренду либо приобретение объекта, на ремонтные работы и последующее содержание и т.д. Далее, с учетом планировки помещения, необходимо составить план, в соответствии с которым впоследствии будет организована рассадка сотрудников. На основании этого плана можно начинать проектирование отделочных и дизайнерских работ в комнатах. На этом этапе также проходят переговоры относительно того, кто именно должен будет это сделать – вы или собственник.

Если в вашем случае речь идет об аренде, а не о приобретении, то важно понимать, что существует множество тонкостей, связанных с законодательными нормами, и поэтому необходимо привлечь квалифицированного юриста, специализирующегося на подобных делах. Который должен проследить за тем, чтоб договор был составлен максимально профессионально и с учетом ваших интересов настолько, насколько это возможно. Но перед заключением договора вы должны от владельца недвижимости получить не только правоустанавливающие документы на объект, но и технический план, уставные документы юр. лица, которое владеет объектом. Проанализируйте ситуацию с коммунальными платежами – каковы они, существуют ли долги.

Ну и последний шаг – оформление акта передачи объекта недвижимости. В котором должна быть отражена следующая информация: актуальное состояние помещения, если присутствуют какие-либо недочеты или поломки, они должны быть обязательно упомянуты. Поскольку после того, как вы будете съезжать, сдача объекта будет производиться именно по этому акту. Уже после того, как бумажная волокита закончена, и вы официально стали владельцем либо пользователем недвижимости, можно приступать к ремонтным работам либо отделке в соответствии с ранее принятым планом. После чего остается только начинать новый этап в развитии вашего бизнеса в новом помещении. С новыми целями и перспективами.

С уважением,

Дмитрий Грильберг